Für Hausverwaltungen · Startphase
Ihr Postfach, nach Objekten sortiert.
Verwaltly soll Hausverwaltungen dabei unterstützen, E-Mails zu sortieren, Anliegen zuzuordnen und Antwortentwürfe vorzubereiten. Ob und wie viel Zeit das tatsächlich spart, wollen wir gemeinsam mit den ersten Verwaltungen in einer kostenlosen Startphase messen.
Kein Softwarewechsel · Nie automatischer Versand · Monatlich kündbar
Worum es geht
Zwei Ziele, ein Postfach.
Im Alltag
Zeit im Postfach sparen
Mails werden vorsortiert, Antworten aus Ihren Textbausteinen vorbereitet. Das ist unser Ziel. Wie viel Zeit es tatsächlich spart, messen wir in der Startphase und veröffentlichen es erst dann.
Für die Geschäftsführung
Sehen, wo Aufwand entsteht
Der Monatsreport schätzt den Mailaufwand je Objekt und stellt ihn dem Honorar gegenüber. So erkennen Sie, welche Objekte Ihr Postfach am meisten belasten.
Für Hausverwaltungen mit gemeinsamem Postfach. Verwaltly sendet nichts selbst und ersetzt weder Ihre Verwaltersoftware noch Ihre Entscheidung.
Einrichtung
In vier Schritten startklar.
Wir richten Verwaltly gemeinsam mit Ihnen ein. Sie brauchen dafür in der Regel keine eigene IT-Abteilung.
Objektliste senden
Als Datei, zum Beispiel aus Excel, mit Objekt, Einheiten und Honorar.
Postfach freigeben
Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Verwaltly darf lesen und Entwürfe ablegen, aber nicht senden. IMAP ist geplant.
Textbausteine anlegen
Wir übernehmen Ihre gängigen Antworten gemeinsam mit Ihnen als Textbausteine.
Los geht’s
Mails werden sortiert, Entwürfe liegen in Outlook bereit. Sie prüfen und senden selbst.
Ablauf wie geplant. Verwaltly greift nur auf das Postfach zu, das Sie freigeben.
Funktionen
Vier Aufgaben, ein Postfach.
Sortieren und zuordnen
Jede Mail bekommt Objekt, Thema und Dringlichkeit. Was unklar ist, wird markiert und nicht geraten.
Antworten vorbereiten
Entwürfe entstehen aus Ihren eigenen Textbausteinen. Sie prüfen, ändern und senden selbst.
Mit einer Morgenübersicht starten
Jeden Morgen sehen Sie, wie viele Mails seit dem letzten Arbeitstag um 17 Uhr eingegangen sind, welche dringend sind und welche Sie prüfen sollten. In der Anwendung und, wenn Sie möchten, als tägliche Mail um 7:30 Uhr.
Die Mail enthält nur Objekt und Thema, den Betreff nur, wenn Sie das einschalten. Absender und Mailtexte stehen nie darin.
Aufwand pro Objekt sehen
Der Monatsreport schätzt den Mailaufwand je Objekt und stellt ihn dem Honorar gegenüber.
Berücksichtigt wird nur die Arbeit an E-Mails. Telefonate, Termine vor Ort und Briefpost fließen nicht ein. Die Ampel ist deshalb ein Hinweis und kein Urteil über das Objekt.
Alle Funktionen im Überblick
Diese Funktionen sind in jedem Paket enthalten, nur die Preisstufe richtet sich nach der Größe Ihrer Verwaltung.
Postfach und Mails
- Anbindung per Microsoft-Anmeldung (Outlook / Microsoft 365), ohne Softwarewechsel
- Mehrere Postfächer je Verwaltung möglich
- Neue Mails werden im Hintergrund automatisch bearbeitet
- Kategorien direkt an der Mail in Outlook, damit Sie sie filtern können
- Hinweis bei Mails mit Anhang (der Inhalt der Anhänge wird nicht gelesen)
- Morgenübersicht in der Anwendung, auf Wunsch als tägliche Mail Montag bis Freitag um 7:30 Uhr
- Probelauf: Verwaltly wertet Ihre Mails nur aus und legt in Outlook nichts an, bis Sie Entwürfe einschalten
Zuordnen und Antworten
- Objekt, Thema (z. B. Schaden, Hausgeld, Betriebskosten, WEG/Beschluss) und Dringlichkeit je Mail
- Unsichere Fälle werden mit „Prüfen“ markiert, statt zu raten
- Kontaktliste: bekannte Absender werden Objekt und Einheit zugeordnet
- Antwortentwürfe aus Ihren eigenen Textbausteinen, auf Deutsch oder Englisch
- Entwürfe landen im Outlook-Entwurfsordner, nie automatischer Versand
Auswertung
- Monatsreport „Mailaufwand je Objekt“ mit Ampel im Verhältnis zum Verwaltungshonorar
- Minuten je Thema und Stundensatz stellen Sie selbst ein
- Export als CSV-Datei für Excel
- Honorar und Kosten sieht nur die Inhaberrolle
Team und Sicherheit
- Zwei Rollen: Inhaber/Chef und Mitarbeiter
- Mitarbeiter sehen nur ihr eigenes Postfach und dürfen Textbausteine bearbeiten
- Zwei-Faktor-Login (Authenticator-App) möglich
- Mail an Sie, wenn die Microsoft-Anmeldung abläuft und ein Postfach neu verbunden werden muss
- Aufbewahrungsdauer des Protokolls stellen Sie selbst ein
Zum Start nur für Outlook / Microsoft 365. Nicht enthalten zum Start: Telefonate, Briefpost, Mieterportal und das Lesen von Anhängen. Der Report zeigt nur den Mailaufwand. Die Angaben beschreiben den geplanten Stand der Startphase.
Das sagt die Branche
Der Zeitaufwand pro Objekt ist schwer vorherzusagen.
Befragung vom 4. März bis 11. Mai 2026, 1.078 Unternehmen nahmen teil, 476 beantworteten den Fragebogen vollständig.
Vergleich
Was es schon gibt und wo Verwaltly ansetzt.
Mails automatisch Objekten zuordnen und Antworten vorschlagen bieten einzelne Verwaltungsplattformen schon an, innerhalb der eigenen Software. Den Mailaufwand je Objekt im Verhältnis zum Honorar, direkt aus Ihrem bestehenden Postfach, haben wir bei keiner gefunden.
| Verwaltlygeplant | casaviPlattform | etg24Verwaltungsplattform | PrimorioVerwaltungsplattform | Immoware24Verwaltersoftware | ObjektBilanzFinanzauswertung | Copilotin Outlook | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Antwortentwürfe für E-Mails | Ja | Ja1 | Ja9 | Nicht beschrieben10 | Nicht beschrieben3 | Nicht beschrieben4 | Teilweise: Entwurf aus Stichworten, Antworten nicht beschrieben5 |
| Mail automatisch einem Objekt zuordnen | Ja | Teilweise, Details nicht beschrieben2 | Ja9 | Ja10 | Nicht beschrieben3 | Nicht beschrieben4 | Nicht beschrieben5 |
| Mailaufwand pro Objekt | Ja | Nicht beschrieben2 | Nicht beschrieben9 | Nicht beschrieben10 | Nicht beschrieben3 | Teilweise: Finanzdaten statt Mailaufwand4 | Nicht beschrieben5 |
| Aufwand im Verhältnis zum Honorar | Ja, als Schätzung | Nicht beschrieben2 | Nicht beschrieben9 | Nicht beschrieben10 | Nicht beschrieben3 | Teilweise: Rentabilität aus der Buchhaltung4 | Nicht beschrieben5 |
| Ohne Wechsel der Verwaltersoftware | Ja | Ja, ergänzt das ERP-System2 | Ist selbst die Verwaltungsplattform9 | Ersetzt bestehende Systeme10 | Ist selbst die Verwaltersoftware3 | Teilweise: Ergänzung zu einem Portfoliosystem4 | Ja, in Outlook mit unterstütztem Konto5 |
Stand 20.10.2026, nach öffentlich zugänglichen Herstellerangaben (Quellen [1] bis [5], [9] und [10]). Ein leerer Kreis heißt nur, dass die Quelle es nicht erwähnt; der Anbieter kann es trotzdem können. Verwaltly ist ein Prototyp, die Spalte zeigt geplante Funktionen.
Rechner
Wie viel Zeit steckt heute in Ihrem Postfach?
Sie sehen Ihren heutigen Mailaufwand und ein Szenario mit einer Ersparnis, die Sie selbst annehmen. Gemessen ist davon nichts.
Die Prozentzahl ist nur ein Gedankenspiel: Wie viel Zeit würden Sie im Postfach sparen, wenn Entwürfe und Zuordnung schon vorbereitet sind? Wir versprechen keinen Wert. Gerechnet mit 21 Arbeitstagen. Ihre Eingaben bleiben auf dieser Seite und werden nicht gespeichert.
Zur Einordnung: Studien mit anderen KI-Werkzeugen
Feldexperiment mit 7.137 Beschäftigten in 66 Unternehmen, sechs Monate. Gemeint sind die rund 80 % mit Zugang, die das Werkzeug tatsächlich nutzten. [6]
Studie mit 5.179 Support-Mitarbeitenden. Bei Neulingen 34 %, bei sehr erfahrenen kaum ein Effekt. [7]
Das sind keine Messwerte für Verwaltly und nicht aus Hausverwaltungen. Sie sind ein Grund, es auszuprobieren.
Kostenlose Startphase
Erst messen, dann versprechen.
Die ersten fünf Verwaltungen nutzen Verwaltly kostenlos und mit unserer Begleitung, auch die Einrichtung ist für sie kostenlos. Wir messen gemeinsam, wie viel Zeit es tatsächlich spart, und veröffentlichen Zahlen erst, wenn sie gemessen sind.
Neue Postfächer starten bei Verwaltly im Probelauf. Verwaltly liest Ihre neuen Mails und zeigt Ihnen in der Anwendung, was es daraus macht: Objekt, Thema, Dringlichkeit, Morgenübersicht und Aufwandsreport. In Outlook wird dabei nichts angelegt, keine Kategorie und kein Entwurf. Erst wenn Sie überzeugt sind, stellen Sie selbst auf „Entwürfe anlegen“ um. Der Probelauf ist in der Startphase kostenlos.
Für den Probelauf verbinden Sie Ihr Postfach mit Ihrem Microsoft-Konto (nur Lesen und Entwürfe, kein Senden). Die Mails werden zur Einordnung an den KI-Dienst übermittelt, dafür schließen wir vorab den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Preis
Nach Größe Ihrer Verwaltung.
Einmalige Einrichtung: 100 €. Enthalten sind Objektliste, Postfach-Anbindung, Textbausteine und eine kurze Einweisung. Für die fünf Pilot-Verwaltungen der Startphase entfällt die Einrichtungsgebühr.
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Preise nach der Startphase, Änderungen vorbehalten.
Datenschutz
Eigentümerdaten brauchen besonderen Schutz.
Geplant ist ein Server bei einem Hoster in der EU. Den Anbieter nennen wir im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Welcher KI-Anbieter eingesetzt wird und wo er verarbeitet, steht vor Vertragsabschluss im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Für jeden Kunden, vor der ersten verarbeiteten Mail.
Verwaltly trainiert keine Modelle mit Ihren Mails. Dass auch der KI-Anbieter sie nicht zum Training nutzt, wird vertraglich festgelegt.
Gespeichert werden nur Absender, Betreff, Eingangszeit und die Einordnung. Der Mailtext geht nur kurz zur Einordnung an den KI-Dienst, Entwürfe liegen nur in Ihrem Outlook.
Sie legen fest, nach wie vielen Monaten (1 bis 36, Standard 13) Protokolleinträge gelöscht werden. Bei Vertragsende werden alle Daten gelöscht.
Die Daten jedes Kunden sind streng getrennt. Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert, der Login ist mit Zwei-Faktor-Anmeldung möglich.
Was Verwaltly nicht tut
- Verwaltly sendet keine Mails. Es bekommt technisch kein Senderecht.
- Verwaltly verschiebt und löscht keine Mails und ändert keine Inhalte. Es setzt nur Kategorien und legt Entwürfe an, im Probelauf nicht einmal das.
- Verwaltly ersetzt Ihre Verwaltersoftware nicht. Es arbeitet daneben.
- Verwaltly entscheidet keine Rechtsfragen. Entwürfe sind Vorschläge, jeden Entwurf prüfen Sie vor dem Senden.
- Verwaltly liest keine Anhänge. Berücksichtigt werden nur Name und Dateityp.
- Verwaltly ersetzt keinen Notdienst. Es markiert dringende Mails, reagiert aber nicht selbst, auch nachts und am Wochenende nicht.
- Verwaltly misst keine Mitarbeiter. Der Report zeigt Mailaufwand je Objekt, nicht je Person.
Mehr in der Datenschutzerklärung. In der Startphase verarbeiten wir Mails nur nach Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
Häufige Fragen
Was Hausverwaltungen vorab wissen wollen.
Sendet Verwaltly E-Mails selbst?
Nein. Verwaltly legt Entwürfe im Outlook-Entwurfsordner ab. Senden können nur Sie. Die Anwendung bekommt technisch kein Senderecht.
Was, wenn die KI ein Objekt falsch zuordnet?
Ist sie unsicher, markiert sie die Mail mit „Prüfen“ und rät nicht. Falsche Zuordnungen korrigieren Sie mit einem Klick. Jeden Entwurf prüfen Sie, bevor er rausgeht.
Wie läuft die Einrichtung, brauche ich meine IT?
Wir richten Verwaltly gemeinsam mit Ihnen ein. Sie senden die Objektliste und geben das Postfach mit Ihrem Microsoft-Konto frei. Erlaubt Ihre Organisation neue Apps nur über einen Administrator, gibt dieser einmal frei.
Wer sieht meine Mails?
Verwaltly greift nur auf das Postfach zu, das Sie freigeben. Verwaltly speichert den Mailtext nicht, sondern nur Absender, Betreff und die Einordnung. Wie lange dieses Protokoll aufbewahrt wird, stellen Sie selbst ein. Mit jedem Kunden schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was passiert nachts und am Wochenende?
Verwaltly sortiert neue Mails rund um die Uhr, reagiert aber nicht selbst und ersetzt keinen Notdienst. Dringende Mails stehen morgens oben in der Morgenübersicht.
Wer haftet, wenn ein Entwurf falsch ist?
Verwaltly legt nur Entwürfe an. Gesendet wird nur von Ihnen, und Sie prüfen jeden Entwurf. Die genaue Haftungsregelung steht im Vertrag.
Was ist der Probelauf?
Im Probelauf wertet Verwaltly Ihre Mails nur aus, in Outlook wird nichts angelegt. Sie sehen Einordnung, Morgenübersicht und Report in der Anwendung und schalten Entwürfe erst später selbst ein. In der Startphase ist das kostenlos.
Ersetzt Verwaltly meine Verwaltersoftware?
Nein. Verwaltly arbeitet daneben. Ihre Mails bleiben in Ihrem Postfach, Ihre Verwaltersoftware bleibt, wie sie ist.
Spart es wirklich Zeit?
Das wissen wir noch nicht und versprechen es deshalb nicht. Wir messen es gemeinsam mit den ersten Verwaltungen und veröffentlichen Zahlen erst, wenn sie gemessen sind.
Was kostet es nach der Startphase?
Je nach Größe 99, 199 oder 499 € pro Monat, monatlich kündbar, dazu einmalig 100 € für die Einrichtung. Die Startphase ist für die ersten fünf Verwaltungen kostenlos, auch die Einrichtung. Danach entscheiden Sie, ob Sie weitermachen.
Verwaltly befindet sich in der Entwicklung. Die Angaben zum Ablauf beschreiben den geplanten Stand.
Mitmachen
Kostenlos starten.
Wir suchen fünf Hausverwaltungen für die kostenlose Startphase. Sie bekommen Ihren eigenen Monatsreport, wir bekommen ehrliches Feedback. Unverbindlich.
Ich entwickle Verwaltly. Ich bin Gründer von Klarindex, einer Agentur für Sichtbarkeit in KI-Suche, und habe Erfahrung im Bereich KI. Verwaltly ist ein eigenes Projekt für Hausverwaltungen.
Quellen
- casavi: „Effizienzsteigerung durch Künstliche Intelligenz“ (Advertorial auf vdiv.de). vdiv.de
- casavi: Vorgangsmanagement. casavi.com
- VDIV Deutschland: Partnerübersicht Immoware24. vdiv.de
- Softguide: ObjektBilanz, Informationsmanagement in der Wohnungswirtschaft. softguide.de
- Microsoft Support: E-Mail-Entwurf mit Copilot in Outlook. support.microsoft.com
- Dillon, Jaffe, Immorlica, Stanton: Shifting Work Patterns with Generative AI, NBER Working Paper 33795. arxiv.org · NBER-PDF
- Brynjolfsson, Li, Raymond: Generative AI at Work, NBER Working Paper 31161. nber.org
- VDIV Deutschland: Branchenbarometer 2026, Pressemitteilung vom 19.08.2026. vdiv.de
- etg24: KI für Ihre Hausverwaltung. etg24.de
- Primorio: Das Betriebssystem für moderne Hausverwaltungen. primorio.de
Quellen abgerufen am 19. und 20.10.2026.