Monatsreport · September 2026

Mailaufwand je Objekt

Musterverwaltung GmbH (Beispiel) · 6 Objekte · 110 Wohneinheiten

Aufwand im Verhältnis zum Honorar

Die Grenzen stellen Sie selbst ein. Die Ampel ist ein Hinweis zur Prüfung, kein Urteil.

Zahlen je Objekt

WE = Wohneinheiten. WEG = Wohnungseigentümergemeinschaft, Miete = Mietverwaltung. Vormonat = Aufwand zum Honorar im August, die Pfeile zeigen die Richtung (▲ steigt, ► etwa gleich, ▼ sinkt).

Mails nach Thema

Die Zahl hinter jedem Thema ist die Summe aller Mails dieses Themas im Monat, über alle Objekte zusammen (zusammen 130). Die Zahl rechts neben einem Objekt ist die Summe seiner Mails.

Auffälligkeiten

• Ahornallee 40: 14 Schadensmeldungen bei 12 Einheiten, ein Drittel aller Schadensmails des Monats.
• Birkenweg 15: Der Mailaufwand liegt bei 80,0 % des Honorars, im Vormonat waren es 62 %. Telefonate und Termine kommen noch dazu.
• Schulstraße 12: Von 31 % auf 38,2 % gestiegen, die Rot-Grenze von 45 % rückt näher.
• Am Wiesengrund 3–5: Die meisten Mails (34), wegen der Größe aber im grünen Bereich.

Hinweise zur Prüfung, keine Empfehlung. Ob ein Objekt wirtschaftlich ist, hängt von mehr ab als vom Mailaufwand.

Auch während des Monats

Den Report gibt es nicht nur am Monatsende. Im Alltag sehen Sie den Zwischenstand je Objekt und eine Hochrechnung bis zum Monatsende. Überschreitet sie Ihre Rot-Grenze, erscheint ein Hinweis. Beispiel:

Geplante Funktion. Die Hochrechnung rechnet den bisherigen Verlauf auf den ganzen Monat hoch und ist deshalb nur eine grobe Orientierung.

So wird gerechnet

Aufwand = Anzahl Mails je Thema × Minuten je Thema × Stundensatz. Die Minuten legen Sie selbst fest. Im Beispiel:

Wie die Zahlen in der Tabelle oben zustande kommen, zeigen wir am Beispiel Schulstraße 12. Dort steht ein Aufwand von 38,2 % des Honorars. Das ergibt sich in vier Schritten:

1. 1. Mails zählen. Verwaltly hat im September 25 Mails dem Objekt Schulstraße 12 zugeordnet und nach Thema sortiert: 5 Schaden, 4 Hausgeld, 3 Betriebskosten, 9 WEG/Beschluss und 4 Sonstiges. Diese Zahlen sind gezählt und nicht geschätzt.
2. 2. Die Zeit je Mail annehmen. Für jedes Thema legen Sie fest, wie viele Minuten eine Mail im Schnitt Arbeit macht, etwa 15 Minuten für eine Schadensmeldung, weil Rückfragen, Handwerker und Eigentümer dazukommen. Rechnung: 5 × 15 + 4 × 6 + 3 × 10 + 9 × 12 + 4 × 5 = 257 Minuten, das sind 4,3 Stunden. Diese Minuten sind Ihre Annahme, keine Messung.
3. 3. In Euro umrechnen. Eine Arbeitsstunde kostet Ihre Verwaltung intern 45 € (der Stundensatz, den Sie selbst eintragen). 4,3 Std. × 45 € = 193 €. So viel kostet die Mailbearbeitung dieses Objekts im September ungefähr.
4. 4. Mit dem Honorar vergleichen. Für Schulstraße 12 bekommt die Verwaltung 504 € Honorar im Monat. 193 € geteilt durch 504 € ergibt 38,2 %. Von jedem Euro Honorar gehen also etwa 38 Cent für Mails drauf. Die Grenzen der Ampel (Grün unter 25 %, Gelb bis 45 %, Rot ab 45 %) stellen Sie selbst ein, 38,2 % liegen dazwischen, also Gelb.

Was heißt Gelb? Es heißt nicht, dass sich das Objekt nicht lohnt. Telefonate, Termine und Briefpost fehlen in der Rechnung. Gelb heißt: Hier lohnt ein Blick, zum Beispiel, ob die vielen WEG-Mails auf ein Thema hindeuten, das sich in einer Versammlung klären lässt, oder ob das Honorar noch zum Aufwand passt.

Honorar = vereinbartes Verwalterhonorar pro Monat. Geplant: Verwaltly misst, wie lange Entwürfe geöffnet und bearbeitet werden, je Objekt und Thema und nicht je Mitarbeiter, und kann damit die Minutenwerte eichen. Nicht enthalten: Telefonate, Briefpost, Termine vor Ort, Buchhaltung, Versammlungen. Mails ohne sichere Objektzuordnung sind nicht eingerechnet und werden zur Prüfung angezeigt. Der Report ist eine Schätzung zur Orientierung, keine Zeiterfassung und keine betriebswirtschaftliche Auswertung.